Her işçi için; ayrı bir özlük dosyası tutulması ve bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında; işverenin İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtların bulunması gerekir. İşveren bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. İşçi özlük dosyası düzenlemeyen işveren hakkında idari para cezası uygulanacağından özlük dosyaları düzenlenmeli ve asgari olarak işçinin kimlik bilgileri ile iş sözleşmeleri, fazla çalışma onayları, işten ayrılan işçilere ait çalışma belgeleri bu dosyada bulunmalıdır.

İşe Girişte Personelden Temin Edilmesi Gereken Evraklar;

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İkametgâh Belgesi
  • Diploma fotokopisi
  • İşe giriş için alınacağı belirtilerek Aile Hekimliğinden veya Toplum Sağlığı Merkezinden alınan sağlık raporu
  • Kan grubu kartı
  • Adli Sicil Kaydı – Savcılıktan sabıka kaydı olup olmadığına dair belgenin aslı, mühürlü ve imzalı.
  • 2 adet resim
  • Aile durumunu bildirir belge
  • Askerlik durumunu gösteren belge
  • İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
  • SGK işe giriş bildirgesi

 

İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

  • Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
  • Personel engelli ise Sakatlık Raporu fotokopisi ya da aslı
  • Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
  • Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
  • İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
  • Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

 

İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

 

  • Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
  • Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
  • İşin niteliğine uygun muayene raporları
  • Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
  • Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
  • Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
  • İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

 

İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar

  • Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri
  • Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
  • İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
  • İstirahat ve iş göremezlik raporları
  • İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
  • Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
  • Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
  • Performans değerlendirme formları
  • İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
  • İş kazası tutanağı
  • Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
  • İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

 

İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar

  • SGK işten ayrılış bildirgesi
  • İbraname
  • Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
  • Fesih bildirimi
  • İstifa dilekçesi
  • Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
  • Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
  • İşçiye noterle yapılan bildirimler
  • İhbarname

Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar

  • İşe Başvuru Formu
  • İş Teklif Formu
  • Evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Referans mektupları
  • Özgeçmişler
  • Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
  • Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
  • O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge